「今日できることを明日に延ばすな。」 この言葉は、政治家トーマス・ジェファーソンの発言として有名です。確かにこのルールはジェファーソン自身には有効だったようです。彼はアメリカの独立宣言を書き、州知事となり、副大統領に選ばれ、最終的にはアメリカ合衆国第3代大統領に就任しました。
しかし、いくらジェファーソンのアドバイスが正しくても、複数の仕事を同時進行させるのが当たり前な動きの速い今の時代に、このアドバイスを守るのは容易ではありません。 あまりにも多くの優先事項を扱っているため、手遅れになる寸前まで先延ばししても気にならない人が増えているのではないでしょうか。 しかし、先延ばしも度が過ぎると、無用なストレスを生みます。この悪いクセを断ち切る方法をご紹介しましょう。
1. なるべく複数の仕事を掛け持ちしないようにする
複数の仕事を同時に実行していると、自分が何をしているのか途中で分からなくなり、どの仕事も中途半端になりがちです。 1つの仕事が終わって次の仕事に移るまで、目の前の仕事に集中するよう努力してください。さもないと、結局やらなければならないことをやり掛けのまま放置することになり、結果的に先延ばししている仕事が増えてしまいます。
2. 集中できる環境を整える
Eメール、電話の音、同僚のおしゃべりなどは、すべて仕事が終わらないときの便利な言い訳になります。 「このメールを送信したらすぐにやります」と言って、やらなければならない仕事を後回しにするのはとても簡単です。 しかし、それでは仕事は終わりません。先延ばししないために、気が散るものは最小限に抑えましょう。 所定の作業を完了するために必要なアプリケーションだけを実行し、外部の会話から自分を切り離し、電話を留守電モードにしておきます。 集中力の維持に役立つなら、Eメールクライアントも閉じてください。
3. 制限時間を設定する
気が進まない仕事は特に後回しにしてしまいがちです。これは人間の性質ですから、仕方がありません。 でも、10分だけなら何とかなりそうに思いませんか？気が進まない仕事に取り掛かるには、短めの制限時間(たとえば10 - 15分)を設定するのが効果的です。10分後にその仕事を止めたいと思ったら、止めてもかまわないのです。それに、10分後に作業を止めてもよいことにすると、かえって仕事に弾みがついて、仕事を続けることができる場合もあります。
4. 自分にご褒美をあげる
仕事を終えるために、ささやかでも前向きな動機付けをしましょう。 たとえば、自分にこんな約束をします。「この仕事が終わったら、同僚と外へランチを食べに行く。」 あるいは、1時間だけ仕事に完全に集中し、次に15分休憩をとって、お気に入りの飲み物で一息いれるのも良いでしょう。 特に大げさなご褒美である必要はありません。やる気が出るようなものであれば何でも良いのです。 仕事が完了したときの、ほっとした気持ちを考えるだけでも十分かもしれません。そもそも、仕事が終わること自体がご褒美のようなものですから。
5. 仕事の内容をできるだけシンプルにする
先延ばしにしていた仕事に取り掛かるときに最も重要な点は、とにかく開始することです。 今は細かいことは気にせず、仕事に取り掛かることだけに集中してください。 たとえば、レポートを作成する必要があるときは、最も重要なポイントを最初に書くことから始めます。 形式を整えたり、適切な言葉を探すことに気を取られず、とにかく書き始めてください。 特に大規模で複雑なプロジェクトでは、そうする方がずっとストレスが少なく、プレッシャーを感じにくいスタートになります。
つい先延ばしにしてしまうクセを直すのは難しいかもしれませんが、今回ご紹介した戦略は、あなたが仕事をしていく上で役に立つはずです。 そして、自分をいたわることも忘れないでください。きつい仕事を継続していると必ず「ダウンタイム」が発生します。働きすぎで燃え尽きることのないよう、注意してください。 十分な休息をとって新鮮な気分で仕事に取りかかることが、先延ばししてしまうクセに対する最高の予防的措置です。
